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Excel和Word套打教程

[日期:2011-09-27]   来源:IT部落窝  作者:IT部落窝   阅读:10922[字体: ]
内容提要:本文分别介绍什么是套打,以及word 套打和excel套打的设置和使用方法。

第一部分:什么是套打

  什么是word 套打,什么是excel套打?听起来,感觉好专业的词语。

  什么是套打?个人的简单理解就是把数据和文字打印到已经有固定格式的纸张中。百度是这样解释什么是套打:套打其实就是事先印制有凭证、帐簿、报表格式的纸张,进行打印的一种打印方式。套打这种打印方式在打印时,无须打印表格的表格线及其他固定的格式内容,有利于加快打印速度,节约打印耗材,延长打印机的使用寿命。

第二部分,excel套打

  下面是一些Excel套打的心得,分享给大家。
  1.扫描表格
  将原表格扫描,扫描缩放比设为100、模式为黑白文本。
  2.设置背景
  启动Excel,单击菜单栏的“格式/工作表/背景…”,打开工作表背景对话框,找到刚才保存的表格图像,设定为背景。试着慢慢调整比例,使它与背景正方形重合。
  3.定位填写
  通过拖动行、列标题的边界调整行高或列宽,再配合使用格式工具栏中的“合并及居中”按钮,调整表格线使它与背景表格的表格线重合(也不必很准确,只要能让文字填写在所需位置就可以)。
  4.页面设置
  单击菜单栏中的“文件/页面设置…/页边距”,用尺子量取原表格纸中表格边框到纸张左边和上边的距离,把量取的尺寸直接输入页面设置对话框中相应的左、上页边距中,右、下边距则要设小一点,让整张表格都可以打印出来就行了。单击“选项”按钮,进入打印机设置界面自定义纸张尺寸,直接输入纸张的尺寸,这当然也要直接用尺子测量。
  5.打印输出
  现在可以把原表格纸放入打印机打印了,如果以上操作均无误的话,一般无须调整即可一次成功。即使出现水平或垂直移位,也只要直接量取偏移值,然后增减到相应的上、左页边距中即可。
  这种Excel套打表格的方法特别适用于打印大量的相关表格。像财务、税务和统计这三种报表中的数据都是密切相关的。
  通过上面介绍,Excel套打简而言之就是将预定的纸张表格扫描,以背景方式插入,再将前景内容包括网格线一并去掉,只在相应的单元格输入数据从而实现套打。 

第三部分:word 套打

  在Word和Excel套打,有种情况就是通过邮件合并来完成套打。比如通过套打实现excel表格和word文档套打,就是将excel中的数据插入word文档的空白处批量打印。

  就以请柬为例,写请柬不但要求字写得端正,还不能有错别字,再加上邀请的朋友多,写请柬就是一个劳累活。利用Word套打功能,就会让写请柬的事情变得轻松加愉快了。

  Word套打流程如下:先用直尺测量一下原始请柬大小为36cm×25cm。将请柬扫描昨晚背景插入。新建Word,“文件→页面设置”中,设置页面大小为25cm×36cm,边距均为2cm,方向选择“横向”。在“格式→背景→填充效果→图片→选择图片”中选择扫描的图片文档作为背景。注意页面显示必须为100%,如果不是,背景显示将会错位,影响到后面的对位。
在“文件→页面设置”中,调整左边页边距为19.5cm,然后插入一个15行15列的表格。这时可以根据背景请柬中的实际位置,对表格各单元格的大小进行设置及合并。如果表格列数及行数不够或有多余,直接进行增加或删除即可,设置完后,选择整张表格,在“表格属性→表格→边框和底纹→边框”中,将表格边框设为无。本步需要注意的是:调整表格各档大小时,遵循的顺序是从左上至右下,统筹安排,最后再合并单元格。
    用Excel建一文档,将请柬中有变化的数据做成列。本例中,有变化的地方只有呈请的对象及席设的包间不同,因此,我们可以将Excel设置为两列,一列是姓名,一列是席设的包间,存盘为Data.xls文档。 
  然后使用Word的邮件合并功能批量导入数据,合并文档,套打。
  附:邮件合并教程和实例【视频教程】

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