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Excel数据输入规范的重要性,你都清楚吗?

[日期:2016-01-24]   来源:IT部落窝  作者:IT部落窝   阅读:446[字体: ]
内容提要:Excel数据输入规范的重要性,罗列了平常我们比较容易犯的一些错误和不规范数据源带来的麻烦,值得我们好好学习.

 第一,一个单元格记录一个属性

  Excel处理数据方面,毋庸置疑,很强大。但有它自身的一套规则,excel很看重数据属性,一是一,二是二。标准规范的是一个单元格记录一个属性。
 
  下图左边所示的金额含“元”,右边的金额是规范的数值。
excel数据输入规范
 
  左边的金额需要合计时,大大增加了计算难度,而掌握这些技能是需要花时间的。
  左边含“元”的单元格求和,两个公式均为数组公式:
  =SUM(--SUBSTITUTE(B2:B5,"元",))
  =SUM(--LEFT(B2:B5,LEN(B2:B5)-1))
 
第二,忌用合并单元格

  合并单元格,仅限于需要打印的表单,不需要进行下一步运算统计汇总,比如招聘表等等。
 
  在源数据表中,禁止使用合并单元格。一个规范的数据源表格应该是所有单元格填满,有一条记录一条,每一行数据完整、结构整齐。
Excel数据输入规范的重要性
 
  上图A列是合并单元格,表面看似很简洁,处理数据时会遇到很多问题,同样的,解决这些问题,也是需要一些技能才能解决。

  1.公式
  比如对张三的销量进行汇总,用公式:=SUMIF(A2:A5,A2,C2:C5),结果为:161。显然不正确,因为合并单元格以后的数据,只有首个单元格有数据,其余单元格均为空白。

  2.筛选
  进行筛选时,也只能得到一条记录,比如筛选“张三”的销量。
excel筛选
 
   3.排序
  如果需要按销量来排序,会出现下面提示错误的对话框。
excel排序 
第三,标题不放在工作表

  Excel文档的标题可以显示在工作薄和工作表名称中,如下右图所示。
Excel文档的标题
 
  Excel标题行用于存储每列数据的属性,如“年龄”、“职务”、“销售量”字段,是筛选和排序的字段依据。

  上图左边所示的标题“员工销量统计表”,无非就是告诉大家这是一张什么表,除此以外不具有任何功能。

  所以,可以不用标题占用工作表首行。用右边所示的在工作表和工作薄名称中标识出来就可以。
 
第四,勿用空行空列隔断数据

  如下图所示,第4、7行为两个空行隔断数据。需要筛选下面所有数据,得先选中区域A1:G9,然后筛选。如果中间没有空行,不需要选中区域,鼠标放在任意有数据的单元格,直接筛选就可以。
勿用空行空列隔断数据
 
  如果中间没有空行隔断,鼠标放在任意有数据的单元格,按ctrl+A就可以全部选定数据,但是有隔断之后,就不能了。

  不仅是筛选,在写公式时也一样,对于数据源,保持数据之间的连续性很重要。

  如果确实需要将数据分隔开,可以将单元格边框加粗、改变单元格填充色等等来实现。
 
第五,勿添加多余的合计行

  一张规范的数据源表格,不应该有下图的那些合计行。一边输入数据,一边合计求和,方法是不可取的。
 
勿添加多余的合计行 
  数据源还有随时增加、删除的可能性,所以合计也会随之变动。

  正确的做法是,先录入数据,然后再合计。

  源数据表为一张表,汇总表为另一张工作表或其余区域,汇总可以使用函数、数据透视表等完成。
 
第六,去掉多余表头和同一属性不占用多列

  下面所示截图,如果仅用于显示和打印输出,没有任何问题,且清晰直观。但是,做为一张数据源表,需要下一步分析数据,这种做法就不可取。

  同种属性的数据分列记录,对数据筛选、排序等等设置了障碍。假设,要同时筛选出事假和年假明细,按正常操作步骤就无法实现。

事假、年假、病假同属于请假类别,具有相同属性,应该被记录在同一列。
去掉多余表头和同一属性不占用多列
 
  下面这种做法才是中规中矩的一维数据源表。
 
第七,同类型数据尽量使用一张工作表

  不在同一张工作表,筛选、排序、引用和汇总,难度增大不少,非常不利于操作。

  如下图所示,所有数据放在一张工作表里面,按月份筛选、汇总,都很容易实现。

同类型数据尽量使用一张工作表 
 
  尽管几十几百字符的长公式或者一段VBA代码能完成多表合并,不过前提还是得看数据源零散到什么程度。因此,实际应用,没必要自己为自己设置障碍和难题。
 
第八,同一单元格记录一个属性
 
  下面这个图是部落窝excel学习QQ群:28246933,一个群友的问题,A列同一单元格的所有数字相加。
同一单元格的所有数字相加 
  解决这个题目,用了一个很长的数组公式:=SUM(TEXT(LEFT(TEXT(MID(A1&"a",ROW($A$1:$B$5),COLUMN(Sheet2!A:E)),),COLUMN(Sheet2!A:E)-1),"0;;0;!0")*ISERR(-MID(A1,ROW($A$1:$B$5)-1,1)))得到结果。

  如果将上面的数据源规范下,如下图所示,不同属性的数据记录在不同的单元格。求和就变得非常非常简单,=SUM(A2:D2),得到结果。
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  特别是刚接触excel,对一些技能还没有驾驭能力时,尽量尽量的将数据源规范化。

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